HRIS Reporting Requirements – Higher Education –
Appendix C – Data Field Descriptions,
Corresponding Records and Valid Code Values
Introduction
This appendix is an alphabetical list of the data fields used in the HRIS system. The information is presented in a table format for easy reference.
The first column, Field Name & Definition, shows the name of the data field and a description of the field’s purpose.
The second column, Record ID & Online Screens, shows the HRIS record(s) where the field appears and the name of the online screen where the information can be found.
The third column, Code Values, has a list of the valid values for the data field, or refers you to other documentation for information about the data that should appear in the field.
Field Name & Definition | Record ID & Online Screens | Code Values | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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1XM/PBN-AMT (One Time Merit/Performance Bonus Amount) The amount of an employee’s one-time merit or performance bonus amount. |
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Displays the amount of an employee’s one-time merit payment or performance bonus as reported on payroll with a 1XM entitlement code. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ACADEMIC-RANK Describes employees’ academic rank using the institution’s designations. Institutions without standard academic ranks or with designations different from those listed should report all instructional faculty in the category Other. This field is mandatory when FA (faculty) or FE (faculty equivalent) is entered in the CAT-CODE-ATTR field. It is available for all other category codes. |
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CAT-CODE-ATTR field, only codes 4, 5 and 6 are allowed. |
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ACTION-CODE Describes the type of change to be made to a record. |
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ACTUAL-GROSS-PAID Total gross salary paid to an employee for a pay period. This amount is the sum of the base salary plus any entitlements. |
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Enter the actual gross for this payment. This amount should be a total of all entitlements reported on the Entitlement Information Record (85 Record ID) or PRPE online screen. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ACTUAL-HRS (Actual Hours) Hours relating to a specific function. The actual hours must be entered for payment of overtime, compensatory time and the lump-sum payment of vacation and sick leave hours. |
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Enter the number of actual hours for the overtime, compensatory time or lump sum payments. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
AGENCY-EXEC-CODE (Agency Executive Code) Identifies whether an employee is President or Chancellor. |
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Values are Y (yes) and N (no). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
AGENCY-NO (Agency Number) A number that the Comptroller’s office assigns to a state agency for identification and reporting purposes. |
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Refer to the Comptroller Manual of Accounts Summary, Volume I, for valid agency numbers. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
AGENCY-OBJECT-CODE An agency-defined number that infers the comptroller object code used to identify a category of expenditures. |
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Agency-defined expenditure codes must be loaded in USAS. They infer the COMP-OBJECT CODE . Use these codes to define the expenditure, regardless of fund source. Report either the AGENCY-OBJECT-CODE or COMP-OBJECT-CODE , but not both. |
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BATCH-ID-NO (Batch Identification Number) A unique number assigned by the agency to a transmittal on the HRIS EFT Specifications form (73-162). |
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Enter the batch identification number for the batch. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
BRP-ELIG-IND (Benefit Replacement Pay Indicator) Indicates whether an employee is eligible to receive benefit replacement pay. |
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BRP-INCREASE (Benefit Replacement Pay Increase) The amount of increase in compensation due to an employee to offset the loss of state-paid Social Security. |
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Enter the BRP increase amount for employees eligible for BRP and who have an N for the BRP Indicator. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
BIRTH-DT (Birth Date) An employee’s date of birth. |
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MMDDYYYY – Enter the employee’s birthday.
Note: Employee must be no less than 14 years of age at the time of employment. |
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CANCEL-TYPE-CODE |
Payment Table | This code is system generated. It identifies the type of transaction that was posted.
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CARRIER-NAME The name the agency uses to identify an agency-specific 403(b) carrier. |
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Enter the company name of the 403(b) or ORP carrier. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
CARRIER-NO (Carrier Number) The number assigned to a benefit or defined contribution plan carrier. |
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CAT-CODE-ATTR (Category Code Attribute) The code used to describe the subcategory of employee positions. |
Note: Do not report |
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CLASS-CODE (Classification Code) Identifies a job classification. This number should be identical to the agency classification codes as submitted each fiscal year by each higher education agency or institution on the Agency Classifications record (Record ID 12). |
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Higher education agencies and institutions have been deferred from the Position Classification Act. They establish their own internal classification codes and submit them to HRIS in Record ID 12 each fiscal year. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
CLASS-TITLE (Classification Title) Job or position name assigned to an agency-defined classification code (for example, 2601 = Chief Fiscal Officer). |
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Enter the classification title for the class code being reported, up to 60 characters long. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
CLASS-TITLE-SHORT (Classification Title Short) |
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Enter the short or abbreviated title for the classification code being reported, up to 30 characters long. For example, CFO = Chief Fiscal Officer. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
CNTY-CODE (County Code) The code that identifies the county in which the employee works. |
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COMM-PCE-OFCR (Commissioned Peace Officer Indicator) An employee who is recognized as a commissioned peace officer by the Texas Commission on Law Enforcement Officer Standards and Education. |
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Valid code values are Y (yes) and N (no).
Note: The |
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COMPTROLLER-OBJECT-CODE The number used to identify a category of expenditures. |
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Object codes are defined in the Comptroller Manual of Accounts, Volume 1, Section V. Use these codes to define the expenditure, whether from appropriated or unappropriated funds. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
CONTRACT-BASIS This protected field is used to calculate FTEs. It only applies to employees with a Category Code Attribute of FA (faculty) or FE (faculty equivalent). |
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If the job/appointment end date is reported as 9/01 through 5/31, HRIS defaults to a value of 9. If the job/appointment end date is reported as 9/01 through 8/31, HRIS defaults to a value of 12. |
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DATA-RELEASE-INDICATORS Five distinct items of personal information that employees can elect to disclose. Permissible values are Y (Yes) or N (No). These fields replaced the EMPL-DATA-REL-IND field effective Sept. 1, 2012. |
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Note: If the employee is or ever has been a commissioned peace officer, all indicators must be N. If not, HRIS will default to N. |
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DATE OPTION |
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Valid Values:
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DED-ACTUAL-AMT-SIGN (Deduction Actual Amount Sign) Determines if the deduction actual amount will be positive or negative. |
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DED-ACTUAL-AMT-SIGN applies to the entire record. |
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DED-ACTUAL-AMT (Deduction Actual Amount Sign) Determines if the deduction actual amount will be positive or negative. |
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Enter the dollar amount of the deduction. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
DED-ACTUAL-AMT (Deduction Actual Amount) The dollar amount actually withheld from an employee’s salary for a specific deduction. Supplied on payroll records only. |
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Enter the dollar amount of the deduction. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
DED-ACTUAL-FEE-AMT (Deduction Actual Fee Amount) The dollar amount actually withheld from an employee’s salary for fees associated with participation in a state benefit program. Supplied on payroll records only. |
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Enter the dollar amount of the fee authorized for certain deductions. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
DED-ACTUAL-VID (Deduction Actual Vendor Identification Number) Payee identification number assigned to the recipient of a specific deduction by the Texas Identification Number System. Supplied on payroll records only. |
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Enter the vendor identification number as required by certain deductions. Refer to the field matrices in Appendix B – “Record Descriptions and Field Entry Tables” for entry requirements for specific deduction codes. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
DED-CODE (Deduction Code) A code used to identify a deduction, such as FICA or Bonds. |
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Deductions are reported only on the Payment Deduction record. Any deduction not specifically shown should be reported as MSC (Miscellaneous). Examples: parking fees, parking permits, transportation passes, club memberships or recreational sports memberships.
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DED-PRE-TAX-IND (Deduction Pre-Tax Indicator) |
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Indicates if the deduction code entered is a pre-tax or post-tax deduction. This field is protected and displays for information purposes. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
DED-SEQ-NO (Deduction Sequence Number) A number assigned to deductions to differentiate among multiple occurrences of the same deduction code. No restrictions exist on the number of occurrences allowed on any deduction code. If there is only one deduction, the agency must still supply the number. This field is always mandatory. |
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Used to differentiate between different occurrences of the same deduction code. This is mandatory even when there is only one occurrence. Enter the deduction sequence number, 001 – 999. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
DED-WAGES-AMT (Deduction Wages Amount) Employee’s salary amount used to calculate deductions such as FICA and retirement. Supplied on payroll records only. |
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Enter the wages amount used to determine certain deductions. Refer to the field matrices in Appendix B – “Record Descriptions and Field Entry Tables” for entry requirements for specific deduction codes. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
DIRECT DEP-IND (Direct Deposit Indicator) Indicates participation in the state’s direct-deposit (electronic fund transfer) program. |
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Valid code values are Y (yes) and N (no). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
EDUCATION-LEVEL Indicates the education level attained by an employee. Applicable to the University of Texas system and its components only. |
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EEO-JOB-CAT (Equal Employment Opportunity Category Code) Indicates the EEO job category, such as Faculty, Professional (Non-Faculty), etc. |
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Applicable to employees of EEO-6 Reporting – Higher Education Institutions:
Applicable to employees of EEO-4 Reporting – Higher Education Agencies:
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EFF-DT (Effective Date) Date on which a record, transaction or data change becomes effective. |
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MMDDYYYY – Enter the effective date of the transaction. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
EFF-END-DT (Effective End Date) The date through which a deduction or entitlement record is active in conjunction with the end date of the job record. If not provided, this date will default to 08/31 of the fiscal year of the job’s EFF-DT. If Job Number 000 is used, the EFF-END-DT field will default to 12/31/9999. |
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MMDDYYYY – Enter the effective end date of the transaction. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
EFF-START-DT (Effective Start Date) The date on which an entitlement, deduction or classification record begins. |
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MMDDYYYY – Enter the effective start date of the transaction. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
EMPL-FIRST-NAME (Employee First Name) Employee’s first name. Data may contain spaces, one hyphen (-) and/or one apostrophe (’). No other special characters are allowed. |
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Enter the employee’s first name, up to 15 letters. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
EMPL-INITIAL (Employee Initial) Employee’s middle initial. |
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Enter the employee’s middle initial. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
EMPL-LAST-NAME (Employee Last Name) Employee’s last name. Data may contain spaces, one hyphen (-) and/or one apostrophe (’). No other special characters are allowed. |
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Enter the employee’s last name, up to 35 letters. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
EMPL-SEQ-NO (Employee Sequence Number) Employee sequence number assigned to a transaction from payment record. |
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Enter the employee sequence number. Must be entered in USAS to be used. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
EMPL-TYPE (Employee Type) Represents an employee in relation to his/her assigned work hours (for example, regular full-time). |
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EMPLOYMENT-DT (Employment Date) Employee’s first day of employment with an agency. |
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Enter the employment date when using the new-hire reason code 910, “Non-reportable moving to reportable status.” Otherwise, this field defaults from the effective date on the employee’s new-hire record and is protected. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
EMPLR-MATCH-AMT (Employer Match Amount) Represents the employer’s required matching amount of employee deductions, such as FICA. |
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Enter the employer match amount for the deduction code FIC. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
ENT-ACTUAL-AMT-SIGN (Entitlement Actual Amount Sign) Determines if the entitlement amount will be positive or negative. |
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ENTITL-CODE (Entitlement Code) Describes an entitlement such as hazardous duty pay, longevity pay, etc. Supplied on payroll records only. |
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Entitlements are reported only on the Payment Entitlement Information record. Any entitlement not specifically shown should be listed as MSC (miscellaneous). Examples: Automobile parking, education for dependents, club fees, insurance premiums above the state contribution, etc.
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ENTITL-SEQ-NO (Entitlement Sequence Number) A number assigned to differentiate among occurrences of the same entitlement code. If there is only one entitlement, the agency must still supply the number. This field is always mandatory. |
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Used to differentiate between multiple occurrences of the same entitlement code. This is mandatory even when there is only one occurrence. Enter the entitlement sequence number, 001 – 999. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
FISCAL-YR (Fiscal Year) The fiscal year in which a record is valid. |
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Enter the 4-byte fiscal year. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
FISCAL-YR-ORIG (Fiscal Year Original) The fiscal year of the original payment being adjusted. |
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Enter the original fiscal year of the transaction being cancelled or adjusted. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
FLSA-IND (Federal Labor Standards Act Indicator) Indicates whether the employee is subject to the minimum wage and overtime provisions of the Fair Labor Standards Act. |
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Valid code values are Y (yes) and N (no). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
FUND-FROM Enter if Fund Source is changing. Enter original fund number the money is transferred from. |
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Enter the fund number reported on the original transaction for money being moved into a different fund number on a fund transfer transaction. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
FUND-NO (Fund Number) This number represents an independent fiscal and accounting entity. Supplied on payroll records only. |
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FUND-TO Enter new fund number(s) the money is being transferred to. |
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Enter the fund number the money is being moved to on a fund transfer transaction. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
HRS-TYPE (Hours Type) Type of hours associated with a payment. ACTUAL-HRS must be reported with HRS-TYPE . Supplied on payroll records only. You must report ACTUAL-HRS with HRS-TYPE . |
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ACTUAL-HOURS field. |
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JOB/APPT-END-DT (Job/Appointment End Date) The date through which a job/appointment is active. This date may be earlier than or equal to 08/31 of the fiscal year of the job/appointment start date. The job/appointment end date may be different from the effective end date because the effective end date will always default to 08/31. The job/appointment end date is defined by the actual time frame during which the employee is assigned to work. |
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MMDDYYYY – Enter the end date of the job/appointment. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
JOB/APPT-START-DT (Job/Appointment Start Date) The date an employee starts a job/appointment. This date defaults from the effective date for reason codes 900 and 920-932 if it is being used to set up initial job. This date is only reported on Reason Code 099 job records. |
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MMDDYYYY – Enter the start date of the job/appointment. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
DIRECT DEP-IND (Direct Deposit Indicator) Indicates participation in the state’s direct-deposit (electronic fund transfer) program. |
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Valid code values are Y (yes) and N (no). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
JOB/APPT-NO (Job/Appointment Number) A number that identifies a particular appointment within an agency. This number is used to track multiple jobs. It is a mandatory field and must be numeric. Each job number may only be used once per SSN for an entire fiscal year but may be reused each subsequent fiscal year or if a job is reversed or an employee terminates and is rehired. The assigned order does not have to be sequential. |
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Valid values are 001 – 999.
Note: 000 may only be used to pay entitlement codes TSK, SSP, HLY and OTP, when the |
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JOB-NO-FROM (Job Number From) The original job number for the money that is being redistributed. |
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Enter the Job/Appointment number reported on the original transaction on a fund transfer transaction. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
JOB-NO-TO (Job Number To) Enter the new job number(s) to which the money is being transferred. |
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Enter the fund number the money is being moved to on a fund transfer transaction.
Note: If you are redistributing money between different fund sources and the job number does not change, enter the current job number in both “from” and “to” positions. |
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LINE-NO (Line Number) A unique number assigned to a warrant within a voucher. Supplied on payroll records only. |
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Enter the distribution line number for the payroll transaction. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
LOCAL-FUND-IND (Local Fund Indicator) Indicates whether a payment is made from non-appropriated funds. Supplied on payroll records only. |
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Valid code values are Y (yes) and N (no). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
LWOP/FDLP-IND (Leave Without Pay/Faculty Development Leave Plan Indicator) Indicates current Leave Without Pay (LWOP) or Faculty Development Leave Program (FDLP) status. |
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Used in conjunction with reason code 043. LWOP valid values are:
FDLP valid values are:
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MAILING-ADDR-1 (Mailing Address 1) An employee’s primary mailing address. Abbreviations are allowed. |
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Enter the employee’s mailing address, up to 25 characters. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
MAILING-ADDR-2 (Mailing Address 2) An additional line available for address information. Abbreviations are allowed. |
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Enter additional information for employee’s mailing address, up to 25 characters. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
MAILING-CITY City of an employee’s mailing address. |
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Enter the city of the employee’s mailing address, up to 28 characters. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
MAILING-STATE State of an employee’s mailing address. |
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Enter the two-letter abbreviation for the state of the employee’s mailing address.
Note: If the employee’s address is outside the United States, use the institution’s address. |
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MAILING-ZIP Zip code of an employee’s mailing address. |
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Enter the five to nine digit ZIP code of the employee’s mailing address. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
MAX-INST-SALARY (Maximum Institutional Salary) A protected field that will default to $9,999,999.99. |
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Do not enter information in this protected field. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
MIN-INST-SALARY (Minimum Institutional Salary) A protected field that defaults to $1.00. |
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Do not enter information in this protected field. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
NEW-SSN (New Social Security number) New Social Security number in an SSN change transaction. |
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Enter the employee’s new or corrected Social Security number. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
NON-RES-ALIEN-IND (Non-Resident Alien Indicator) A non-resident alien is a person who is not a citizen or national of the U.S. and who is in this country on a visa or temporary basis and does not have the right to remain indefinitely. |
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Valid values are Y (yes) and N (no). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
OTHER-PREM-CONTR-AMT (Other Premium Contribution Amount) Added amount paid by the employer on the employee’s behalf toward a deduction. |
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This field is not currently used but is being retained for use in the future. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
PAY-AMT (Payment Amount) Amount of a warrant or direct deposit payment. Supplied on payroll records only. |
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Enter the dollar amount of the employee’s net pay. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
PAY-AMT-SIGN (Payment Amount Sign) Determines if the pay amount will be positive, negative or zero. |
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PAY-CANCEL-DT (Payment Cancellation Date) Effective date of a warrant cancellation, direct deposit reversal action, refund or adjustment. Supplied on payroll records only. |
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MMDDYYYY – Enter the effective date of the cancellation. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
PAY-CYCLE (Payment Cycle) The frequency of an employee’s regular pay. |
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PAY-EMPL-SEQ-NO (Payment Employee Sequence Number) An employee sequence number assigned to a transaction in the payment record. This is the INVOICE DESCRIPTION field used by USAS. Supplied on payroll records only. |
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Enter the employee sequence number if applicable. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
PAY-END-DATE (Payment End Date) Last day of a payment period included on a voucher. Supplied on payroll records only. |
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MMDDYYYY – Enter the last day of the payment period for the payroll being reported. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
PAY-NO (Payment Number) A unique number for payroll records within a voucher that have the same AGENCY NO , AGENCY VOUCHER NO , PAY PERIOD EFF DATE , SSN , JOB/APPT NO and PAY TRANS TYPE . SUPPLIED on payroll records only. |
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Enter the payment number assigned to the payroll record. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
PAY-EFF-DT (Pay Period Effective Date) The beginning date of the pay period for which a payment is effective. Payment may be for the current period or a prior period adjustment. Supplied on payroll records only. |
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MMDDYYYY – Enter the first day of the pay period for the payroll transaction being reported. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
PAY-RAISE-ELIG-IND (Pay Raise Eligibility Indicator) Indicates if an employee has the required service time to be eligible for the legislatively mandated pay increase effective 9/01/2001. |
Display only on HEEJ online screen |
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PAY-TRANS-TYPE (Payment Transaction Type) Indicates the payment transaction type in the payment detail. Supplied on payroll records only. |
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PAYMENT-DATE The date a warrant is issued or a direct deposit is effective. Supplied on payroll records only. |
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MMDDYYYY – Enter the date the payroll is actually paid to the employee, either through check or direct deposit. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
PAYROLL-TYPE Denotes the type of payroll processed. Supplied on payroll records only. |
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PCA-CD-FROM (Program Cost Account Code From) If fund source is changing and PCA was reported on original transaction, report that PCA number in this position. |
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Enter the PCA code reported on the original transaction when money is being transferred to a different PCA. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
PCA-CD-TO (Program Cost Account Code To) Report new PCA number here. |
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Enter the PCA code the money is being transferred to.
Note: If “PCA from” was entered, this field becomes mandatory. |
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PCT-TIME (Percent Time) The percentage of time actually worked in a pay period for the job/assignment. HRIS audits all payroll transactions and requires percent time to be reported on all payments of entitlement codes BSY, SSP, HLY and OTP. Do not report for entitlement code TSK or where PAY-TRANS-TYPE is SS, AS or LS. |
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Enter the percent time for this payment. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
PP-EFF-DT-END (Pay Period Effective Date End) This field is used in conjunction with the DATE OPTION field. Do not cross fiscal years. |
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MMDDYYYY – Enter the end date of the pay period for fund transfers based on the DATE OPTION field:
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PP-EFF-DT-START (Pay Period Effective Date Start) This field is used in conjunction with the DATE OPTION field. Do not cross fiscal years. |
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MMDDYYYY – Enter the start date of the pay period for fund transfers based on the DATE OPTION field:
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PREVIOUS-SSN (Previous Social Security number) Previous Social Security number in SSN change transaction. |
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Enter the employee’s old or incorrect social security umber on an SSN change transaction. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
PROC-REQ INDICATOR (Process Required Indicator) Indicates possible corrective action necessary for a voucher to post to the permanent tables. |
ISPT Online Screen |
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PRODUCT-TYPE Part of the carrier number for Deduction Code 457. Identifies the specific product offered by the vendor |
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Enter the product type for the 457 Deduction Code only. Leave blank when the Deduction Code is 403 or ORP. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
PROGRAM-COST-ACCOUNT (PCA) A transaction-entry level element that is used to update the USAS Strategic Structure. The program cost account can also be used to automatically call up various data elements of a transaction, such as appropriation number, fund, index, grant number and phase, project number and phase, NACUBO function, NACUBO subfund, etc. This reduces the amount of manual data entry necessary. |
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Enter the PCA Code when the Fund Number is not reported on the Payment Information Record (83 Record ID) or PRPP online screen. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
RACE Identifies the employee’s race. |
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REASON-CODE A code assigned by HRIS to identify a personnel action such as a new hire, transfer or termination. |
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Employee Acquisition Codes
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RECORD-COUNT The number of records in the data set provided by the agency. This is contained on the electronic file transfer in the header record which precedes personnel or payroll data. |
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Enter the count of records in the batch being submitted. Do not include the batch header record in the count. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
RECORD-ID (Record Identification) An identification number associated with each record type. |
See the code values in the next column. |
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REVERSAL-IND (Reversal Indicator) Indicates that a transaction is being reversed due to an error. This applies only to reason codes 018, 043, 044, 051-069, 510, 900, 910 and 920 – 932. |
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The only valid value is Y (yes). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
SALARY-ADJUSTMENT-AMT (Salary Adjustment Amount) Amount of monthly increase/decrease due to salary action. |
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Enter the dollar amount of the monthly salary adjustment for certain salary action reason codes.
Note: This must be a monthly amount. |
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SALARY/HOURLY Display field indicating an employee’s salary base or hourly rate. |
Display only on ISAP only screen. | Displays the monthly salary base or hourly rate for an employee’s job record. Not applicable for Higher Education. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
SALARY-SPREAD The number of months over which an employee elects to have his or her compensation disbursed. This field is mandatory for employees with a Category-Code-Attribute of FA (faculty) or FE (faculty equivalent) and available for non-faculty. This field is used to verify that a payment being paid beyond a job/appointment end date is valid. |
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The only allowable values are 9 and 12. When the contract basis for an employee with a category code of FA or FE is 9, the SALARY-SPREAD CODE field defaults to 9 unless a value of 12 is reported.When the contract basis is 12, the SALARY-SPREAD CODE field defaults to 12. |
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SAL/RATE-ADJ (Salary/Rate Adjustment Amount) The amount that the salary base or hourly rate changes. |
Display only on ISAP online screen. | Displays the salary adjustment amount from a salary action. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
SEQ-NO (Sequence Number) A number assigned to differentiate between multiple occurrences within the same “From” job. If only one occurrence, the agency must still supply the number. |
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Valid values 001 – 999. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
SEX Indicates the employee’s sex. |
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Valid code values are M (male) or F (female). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
SSN (Social Security number) |
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Enter the employee’s Social Security number. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
STA-CONTR-AMT (State Contribution Amount) This field was replaced by BRP. |
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This field is not currently used. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
STAT-ATTR-CD (Status Attribute Code) Represents a sub-category of the employee’s status. |
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Enter A if the employee is a return to work retiree (re-employed annuitant). All other values will default as applicable. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
TEMP-SSN-IND (Temporary Social Security number Indicator) Indicates whether an employee has been assigned a temporary SSN. When the temporary SSN is replaced by a permanent SSN via an SSN change transaction, the indicator is automatically updated to N. |
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Valid code values are Y (yes) and N (no). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
TENURE-STATUS Describes an employee’s tenure status using the institution’s criteria or requirements for tenure. This field is mandatory when FA (faculty) or FE (faculty equivalent) is entered in the CAT-CODE-ATTR field. |
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Note: When reporting tenure status, use the institution’s requirements. |
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TERMINATION-DT (Termination Date) The effective date of an employee’s termination |
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This field defaults from the effective date of termination transaction. HRIS considers the termination effective at the end of the work day. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
TRANSFER-PERCENT Enter the percentage of money being transferred |
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Enter the percentage of the original gross payment being transferred on a fund transfer transaction. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
TRANS-TYPE-ORIG (Transaction Type Original) The payment transaction type of the original payment being adjusted. |
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TRANSFER-AGENCY-FR (Transfer Agency From) When an employee is transferred, this is the agency number the employee is transferring from. |
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Enter the agency number the employee is transferring from. The losing agency must enter a reason code 065 as the termination code when transferring the employee to a new agency, and there can be no break in service when hiring the employee at the receiving agency. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
TRANSFER-AGENCY-TO When an employee is transferred, this is the agency number the employee is transferring to. |
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Enter the agency number the employee is transferring to. Use reason code 065 to terminate an employee who is a direct transfer to another institution or agency without a break in service. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
UNIT-NUMBER Designates the agency number of an administrative location for a system employee. The unit number is used for reporting purposes. Access to this field must be requested through the USPS/HRIS Statewide Reporting Section. |
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Enter the unit number. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
VENDOR-ID (Vendor Identification Number) Payee identification number. This 14-digit number is assigned by the Texas Identification Number System and is used for unique identification of each payee issued a state warrant. |
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An optional field on the 14 record that can be entered on the Carrier Table/RTHC Screen. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
VETERAN-IND (Veteran Indicator) Indicates an employee’s veteran status and military preference. |
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VOUCHER-AMT (Voucher Amount) The total of the individual actual gross paid for a particular voucher, including employer matching amounts for FICA. Supplied on payroll records only. |
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Enter the gross amount for all entitlements included on a voucher, plus the employer match amounts from the FIC deduction codes. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
VOUCHER-NBR-PAYMENTS (Voucher Number of Payments) The number of payment records in the voucher. |
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Enter the number of Payment Information records (83 Record ID) for the voucher. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
VOUCHER-NO-AGENCY (Voucher Number Agency) The voucher number that the agency assigns. This number can be used only once per fiscal year. Supplied on payroll records only. The field is alpha-numeric and left justified, with spaces to the right. |
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Enter the agency-assigned voucher number. The voucher number must be unique for the fiscal year. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
VOUCHER-NO-ORIG (Voucher Number Original) Identifies the original voucher on which a cancellation, reversal, refund, adjustment or correcting entry action is based. Supplied on payroll records only. |
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Enter the voucher number from the original payment that is being cancelled or adjusted. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
VOUCHER-TRANS-CODE (Voucher Transaction Code) A code value assigned to a payroll voucher that defines the type of payroll submitted. Supplied on payroll records only. |
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WORKWK-BEGIN-DAY (Workweek Begin Day) Indicates the first day of an employee’s scheduled work week or work cycle for Fair Labor Standards Act (FLSA) purposes. The FLSA work week is a regular recurring period of 168 hours in seven consecutive 24-hour periods. |
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